复盘的工具和模板
一、复盘的流程
1、复盘的模型
整体来看,这个模型分为左边、右边还有中间三部分。
- 左边代表的是事件的过去,是我们做一个事情的过程。这部分的核心在于去真实地还原,应遵循的基本原则是对事不对人;
- 右边代表的是事件的未来,是我们对未来成果的设想,是规划、是方案,也是畅想,右边应遵循的基本原则是价值为先;
- 中间是整体分析的策略,是连接过去和未来的节点,原则是自我探索、坦诚剖析。
二、高效复盘方法
1、KISS复盘法
KISS是一种科学的项目复盘方法,用于促进下一次活动更好地展开,常被应用于活动策划落地执行或者项目执行结束总结使用。
适用场景:活动结束后,项目结束后,日常生活工作后。
其中含义:
- K(Keep) 需要保持的:哪些做得好,以后继续保持。
- I(Improve) 需要改进的:哪些不理想,后续需要改进。
- S(Stop)需要停止的:哪些行为不利,需要停止。
- S(Start)需要开始的:哪些东西缺失,需要开始行动。
2、PDCA循环法
PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特(Walter A. Shewhart)首先提出的,由戴明采纳、宣传,获得普及,所以又称戴明环。
全面质量管理的思想基础和方法依据就是PDCA循环,在质量管理活动中,PDCA循环法要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果,然后将成功的纳入标准,不成功的留待下一循环去解决。这一工作方法是质量管理的基本方法,也是企业管理各项工作的一般规律。
PDCA四个英文字母及其在PDCA循环中所代表的含义如下:
- P(Plan)计划:确定方针和目标,确定活动计划;
- D(Do)执行:实地去实现计划中内容;
- C(Check)检查:总结执行计划的结果,注意效果,找出问题;
- A(Action)行动:对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化;失败的教训加以总结,以免重现,未解决的问题放到下一个PDCA循环。
做一件事情先做计划,计划完了以后去实施,实施的过程中进行检查,检查结果以后,再把检查的结果进行改进,进行实施,进行改善,这样把没有改善的问题又放到下一个循环里面去,就形成一个一个的PDCA循环。
3、GRAI复盘法
GRAI复盘法是一个围绕目标,注重结果和目标之间的偏差,从中分析原因并总结规律的复盘方法。
具体来说,可以按照这个顺序来展开:
- G(Goal) 回顾目标:当初的目的或期望是什么
- R(Result) 评估结果:和原定目标相比有哪些亮点和不足
- A(Analysis)分析原因:事情成功和失败的根本原因,包括主观和客观两方面
- I(Insight) 总结规律:通过以上的分析找到事物更有效、更符合本质规律的做法,比如下次遇到一样的问题,应该有什么对策。
4、年月周日复盘法
顾名思义,就是每日、每周、每月、每年都定期复盘,很适合用于个人复盘,总结自己的问题和成长。
- A.日复盘
每晚10点前完成当日复盘及次日计划,当日复盘时问自己以下几个问题:
1.今天都做了什么?
2.所做的事情分别有什么产出?
3.做这些事情,分别花了多少时间?
4.哪些是应该做的?哪些是不应该做的?
5.遇到什么问题?是什么原因造成的? 有哪些值得关注的关键点?
6.应该做的事情还有更好的方式吗?
7.在时间花费上,还有哪些方面需要改进?
8.今天的小确幸,今天发生什么好事让我快乐/愉悦/感激?
9.今天想明白的一个道理/启发。 - B.周复盘
每周日晚10点前完成本周复盘及下周计划,本周复盘时问自己以下几个问题:
1.本周计划是否达成,为什么达成/未达成?
2.那些事应该继续做,哪些事应该停止做,哪些事应该开始做? - C.月复盘
每月最后一天晚10点前完成本月复盘和次月计划,本月复盘时问自己以下几个问题:
1.本月目标是否合理,是否完成?
2.本月为了达到目标我做出了哪些行动,具体的执行过程是什么样的?
3.本月各个目标的完成时间和完成结果如何?
4.本月目标完成/未完成的原因是什么?
5.本月我取得了哪些进步与成就?
6.哪些事应该继续做,哪些事应该停止做,哪些事应该开始做? - D.年复盘
每年最后一天晚10点前完成年度复盘和新年计划,年度复盘时问自己以下几个问题:
1.用一个词/句子总结自己的过去的一年。
2.复盘过去一年任务完成情况及5年中的进展。
3.回顾过去一年自己取得的成就。
4.写下过去一年自己的遗憾,为什么会产生这些遗憾?
5.回顾过去一年的目标完成情况,分析这些目标完成/未完成的原因是什么?
- 给新的一年一句话作为建议,并制定新的年度目标和计划。
5 、KPT复盘法
KPT复盘法,与其说是一个方法,不如说是一个原则。它的用法就是,在复盘的时候,问自己三个问题:
- Keep/保持:哪些行为是可以保持的?
- Problem/问题:在过程中遇到了哪些问题?
- Try/尝试:我可以尝试去做些什么?
同时你会发现,单纯把这些东西记下来,其实意义不大。你要真的落到实处才有用
1.Try的部分,就可以跟“行动卡片”结合起来,用行动卡片把“尝试”落实、具体化;
2.Problem的部分,就可以通过主题汇总和模板,整理成一张核对清单。下一次行动时,对着打钩,可以帮助自己减少思考成本;
3.Keep的部分,可以考虑归纳出方法论,无论是指导自己的实践还是传授给别人,都非常有用……诸如此类。让信息流动起来,让它们为你所用。一切我所经历的,必将使我更强大。
6、十步复盘法
下面给大家分享十步复盘法,教你如何做好复盘:
- 第一步:选择复盘内容
先选择近期的、已完成的重点工作,既可以是整个项目,也可以其中一部分。
复盘的事件,既可以是你负责的,也可以是你参与的。如果你只参与者,复盘时,就要和团队的其他负责人多沟通,争取做到覆盖全面。 - 第二步:整理材料
① 整理操作过程中的全部材料,包括设计稿、文案、使用截图、用户反馈等,有些反复迭代的记录也要整理出来,要全面、有代表性;
② 整理数据,包括过程中的数据,和最终的数据,要反映真实情况;
③ PRD 文档,排期,功能点的优先级,开发时长, bug。 - 第三步:列出当初的目标
这一步,要回到项目开始前,把最初制定的目标完整地列出来。
这时,你就会发现有些目标是明确的,有些并不明确,甚至可能是存在问题的。但不急着分析,只要列出目标即可。
比如目标1:通过线下活动带来更多销售线索;
比如目标2:1个月内,通过公众号推文实现 20 万销售额;
比如目标3:用付费渠道实现更高的转化和留存;
比如目标4:通过2个月的练习,达到每周写 2-3 篇原创文章;
比如目标5:通过“邀请好友“的功能实现拉新; - 第四步:列出目标的完成情况
当你列出目标之后,就要将目标与结果进行比对。这时,可能会出现多种结果,比如:完成目标、超额完成目标、未达到目标等等。
你的任务就是,要找到目标与结果之间的差距,以及导致差距的原因,而非差距的大小。 - 第五步:叙述执行的过程
这一步,你要尽可能的详细、客观,并且要用别人听得懂、听得下去的语言说出来。
而且,你要注意的还是,不要评判、不要分析,只把过程说出来即可。 - 第六步:自我剖析,认识自己(这是复盘中,最重要的一步)
①拆分阶段
②从可控、半可控、不可控3个角度剖析
这样,你才能发现,有哪些事情是自己没有尽全力的。不可控的部分里,自己出过力的地方是什么?无法着力的地方是什么?自我剖析灵魂追问:
①当时遇到哪些问题,追问为什么?
②挑亮眼的成绩,追问为什么?
③横向+纵向对比分析相关结果,发现差异点
④这是我努力的结果,还是外在环境的结果?
自我剖析的实质是:用今天的眼光,审视昨天的工作,并学到对未来有用的信息。所以,自我剖析时,一定要客观、不给自己留情面。 - 第七步:众人设问
要让不同的人对你提问,突破项目边界和个人局限,从而达到更深层次的思考。
①当初这个目标是怎么制定的 ?
上级摊派的?
自己想做的?
经过讨论的?
凭空想的?
有历史数据或案例借鉴吗?
②执行的怎么样?
有对执行层的相关规定吗?
是按规定执行的吗?
过程中的意外真的无法避免吗?
③为什么一定要这样做呢? - 第八步:总结规律
以上所有步骤,都是为了得出规律,也就是符合逻辑关系、具备指导性的规律。
比如,活动上线前,要提前和客服沟通活动详情,可以预知一些用户比较关心的问题,能优化细节,提高参与度。
这条规律,就适用于以后的每一次活动。
需要注意的是:规律,并不一定非常深刻复杂,但往往都是对未来工作有实际指导意义的。 - 第九步:案例佐证
这一步,要用案例佐证规律的有效性。
规律能被称为规律,就要求它不只适用于当下的场合,还要在其他事情上能经受住验证。
比如,除了这次的项目,还在哪些产品,或活动中,能看出同样的规律?
所以,复盘总结出的正确规律,将对日后工作起到非常大的推动作用。 - 第十步:整理归档
要把资料和思考过程全部归档,把经验和规律保存起来,以便以后更好的使用。
1.归档要求:
①像SOP一样的参考文档
②方便查阅和传播
2.内容包括:
①时间、地点参与者、事件描述;
②做的好的地方,做的不够的地方;
③停止的动作,连续的动作,新增的动作;
④成功的关键因素,失败的根本原因;
⑤可参照的案例。
三、分析问题的工具
1、团队共创法
团队共创法(Team Consensus Method)是由ICA研发并在全世界推广,用来促进团队达成共识的方法。团队共创法是融合了头脑风暴、德尔菲技术,加上全形的概念所创新出来的团队共享方法,可以最大限度地发掘团队成员的潜能,形成团队共识,凝聚向心力。 团队共创法的步骤如图所示。
2、先跟后带沟通法
所谓的先跟后带,就是在我们与对方沟通的时候,先接受对方的观点或态度,让对方感觉到被理解和尊重,然后再带领他从另一个角度看问题,带他走出原本的框架。 先跟后带沟通法的步骤如图所示。
3、鱼骨图
鱼骨图是由日本管理大师石川馨先生所发明的,故又名“石川图”。鱼骨图是一种发现问题根本原因的方法,所以也可以称之为“因果图”。其特点是简捷实用、深入直观。我们可以将问题或缺陷(即后果)标在“鱼头”处。我们也可以在“鱼刺”上,按出现次数的多少列出问题产生的可能的原因,这有助于说明各个原因之间是如何相互影响的。 鱼骨图的应用步骤如图所示。
4、六合分析法(5W1H)
5W1H是在1932年由美国政治学家拉斯韦尔最早提出的一种传播模式,后经过人们不断运用和总结,逐渐形成一套成熟的5W1H模式。 5W1H分析法也被称为“六何分析法”,它是一种思考方法,也可以说是一种创造技法,是从原因(Why)、对象(What)、地点(Where)、时间(When)、人员(Who)、方法(How)六个方面对选定的工作或问题进行思考的方法。这种看似简单的一套问话和思考办法所起到的作用却不容小觑。通过这几个“W”和“H”,我们的思考可以更深入、更全面,也更科学。
5、五问法(5Why)
5Why分析法又称“五问法”,是探索问题原因的方法。对一个问题点连续以5个“为什么”来自问,直到问题的根源被确定下来。我们在应用此分析法时,可以不限定只做5个“为什么”的探讨,直到找到真正的原因为止。有时候我们可能只需要3个,而有时候也许要10个。
6、人机料法环
人机料法环这个工具也叫“4M1E管理法”,后来也有人为其新增加了测量的因素,称其为“人机料法环测”(5M1E)。这个工具主要被生产型企业用来做全面质量管理,用这几个要素来分析影响产品质量的要素。
7、人事时地物
人事时地物也是一种分析问题的工具。
- “人”指的是当你遇见事情的时候,你所面对的对象,包括人、单位、团队等。
- “事”指的是你现在遇到什么事情,这件事跟什么相关联,能否用其他的事情来化解等。
- “时”指的是这件事需要多长时间,什么时候开始,什么时候结束。
- “地”指的是氛围、周边环境等一些相关的要素。
- “物”指的是资源。针对这个项目,你有什么资源,还缺什么资源。
四、复盘表单汇总
1、目标回顾表
2、复盘结果评定表
3、问题分析表
4、验证分析表
5、个人行动计划表